Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde çalışan personelin yeşil ve gri pasaport başvurularını dijital ortama taşıdı. Yeni uygulamayla başvuruların elektronik ortamda yapılması, yetkili amirler tarafından elektronik imzayla onaylanması ve doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) iletilmesi sağlanacak. Sistem, emekli üniversite personelini de kapsayacak.

YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı, 13 Kasım 2026 tarihli yazıyla devlet üniversitelerine Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde hazırlanan "Pasaport İşlemleri" modülünün kullanıma açıldığını bildirdi.

Yeni sistem üzerinden üniversite çalışanları, hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport taleplerini elektronik ortamda iletebilecek. Başvuru yapmak isteyen personel, pbs.yok.gov.tr adresinden sisteme giriş yaptıktan sonra "Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu" sekmesini kullanabilecek.

PBS üzerinden iletilen talepler öncelikle üniversitelerin personel birimlerince incelenecek. Uygun bulunan başvurular, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanarak doğrudan NVİ'ye gönderilecek.

Başvurularda eksik veya hatalı bilgi bulunması halinde düzeltmeler ilgili üniversitenin Personel Daire Başkanlığı tarafından yapılacak.

Düzenlemeyle pasaport işlemlerinde fiziki evrak trafiğinin azaltılması da hedefleniyor. YÖK'ün üniversitelere gönderdiği yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı ya da elektronik imzalı belge gönderilmesine ihtiyaç bulunmadığı belirtildi.

Böylece başvuru ve onay süreçlerinde ek belge hazırlama ve fiziki evrak gönderme aşamaları ortadan kaldırılacak.

Yeni modül, görevdeki üniversite çalışanlarının yanı sıra emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personel için de kullanılabilecek. Emekli çalışanların pasaport talep belgeleri sistem üzerinden hazırlanabilecek. Bu kapsamdaki işlemler, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıklarınca yetkilendirilen görevliler tarafından yürütülecek.

YÖK, uygulamanın kullanılabilmesi için üniversitelerden iki ayrı görev tanımı oluşturmasını istedi. Buna göre "Pasaport Onay Yetkilisi" başvuruları inceleyerek uygun bulunan talepleri onaylayacak, eksik veya hatalı başvuruları ise iade edebilecek.

"Pasaport İmza Yetkilisi" de onaylanan başvuruları elektronik imzayla imzalayarak NVİ'ye iletilmesini sağlayacak. Üniversitelerden, bu görevleri üstlenecek personeli belirleyerek PBS üzerinden yetkilendirme işlemlerini tamamlamaları istendi.

Uygulamaya ilişkin teknik destek taleplerinin pbs@yok.gov.tr adresine iletilebileceği bildirildi.